Früchte Kölbl:
Ein KI-Agent, der den täglichen Beleg- und Bestellabgleich übernimmt
Übersicht
Für den Obst- und Gemüsegroßhändler Früchte Kölbl bauen wir einen KI-Agenten, der den täglichen Abgleich zwischen Bestellungen, Lieferavisen und Rechnungen selbstständig übernimmt. Die Lösung arbeitet eng mit dem vorhandenen ERP-System und Microsoft Teams zusammen und schafft so Raum im Innendienst für das, was zählt: den Kontakt zu Kunden und Lieferanten.
Kunde
Früchte Kölbl e.K.
Services
- Konzept-Erstellung
- Projektmanagement
- KI- und Workflow-Entwicklung
- Schnittstellenintegration (ERP, E-Mail, Microsoft Teams)
Team
- 1 Projektleiter
- 2 Entwickler
Entwickelte Software
- Individueller KI-Agent mit Anbindung an ERP, E-Mail-Postfächer und Microsoft Teams
- Automatisierte Prüf-, Abgleichs- und Protokollierungslogik
Die Ausgangslage bei Früchte Kölbl:
Früchte Kölbl führt das Unternehmen bereits in der dritten Generation und hat sich über Jahrzehnte durch konsequente Qualitätsauswahl bei Erzeugern einen Namen als führender Großhändler in Niederbayern und der Oberpfalz gemacht. Der internationale Einkauf und die enge Abstimmung mit Lieferanten weltweit sorgen dafür, dass im Tagesgeschäft viele kleine, individuelle Arbeitsschritte zusammenkommen.
Das ERP-System 42ERP bildet dabei das Rückgrat für die Bestellabwicklung. Was danach passiert – der Abgleich von Lieferavisen, die Prüfung eingehender Rechnungen, das Nachhalten offener Lieferungen – liegt bislang größtenteils in den Händen der Mitarbeitenden im Innendienst. Für diese sehr unternehmensspezifischen Abläufe gibt es keine Software von der Stange, und die Zeit, die hier für Routineprüfungen aufgewendet wird, fehlt an anderer Stelle im direkten Kundenkontakt.
Unsere maßgeschneiderte Lösung:
Statt einer weiteren Insellösung entwickeln wir einen KI-Agenten, der genau die Routinefälle abdeckt, in denen kein persönlicher Kontakt zu Kunden oder Lieferanten nötig ist.
Jeder Schritt wird lückenlos dokumentiert und sobald etwas nicht zusammenpasst, etwa bei einer ungewöhnlichen Preis- oder Mengenabweichung, schaltet sich automatisch ein Mensch zur Prüfung ein.
Drei Kernprozesse stehen im ersten Schritt im Fokus:
- Bestellungen & Lieferavise: Der Agent prüft automatisch, ob Lieferavise zur Bestellung im ERP passen (Preise, Artikel, Mengen). Abweichungen meldet er direkt per E-Mail an den Lieferanten.
- Rechnungen & Lieferavise: Der Agent ordnet Rechnungen und Lieferavise zu, prüft die Übereinstimmung und gibt passende Rechnungen an DATEV weiter. Bei Differenzen informiert er das Team über Microsoft Teams.
- Fehlende Lieferavise: Fehlt zu einer Bestellung die Rückmeldung des Lieferanten, erinnert der Agent automatisch per E-Mail und Teams, bevor Verzögerungen entstehen.
Unser Vorgehen
Bevor wir die erste Zeile Code geschrieben haben, haben wir uns gemeinsam mit Früchte Kölbl durch die bestehenden Abläufe gearbeitet, um herauszufiltern, wo Automatisierung den größten Unterschied macht.
Wichtig war dabei von Anfang an: 42ERP bleibt die zentrale Datenquelle, der KI-Agent ergänzt das System, statt es zu ersetzen.
Die Architektur ist bewusst so angelegt, dass sich weitere Prozesse, etwa die automatische Erstellung von Ausgangsrechnungen aus Lieferavisen, später ergänzen lassen, ohne die bestehende Lösung neu aufsetzen zu müssen.
So wächst die Automatisierung schrittweise mit den Anforderungen von Früchte Kölbl mit.
Der Nutzen für Früchte Kölbl
Weil Routineabgleiche künftig im Hintergrund laufen, gewinnen die Mitarbeitenden im Innendienst Zeit für Aufgaben, bei denen der persönliche Kontakt wirklich zählt.
Abweichungen werden konsequent erfasst und nachvollziehbar dokumentiert, statt im Tagesgeschäft untergehen zu können.
Und weil die Lösung modular erweiterbar ist, entsteht keine starre Insellösung, sondern eine KI-Infrastruktur, die mit dem Unternehmen mitwachsen kann.
Technik
Die Workflows orchestrieren wir mit n8n, ergänzt um KI-Funktionalität auf Basis von Microsoft Azure. Als Datenbank kommt PostgreSQL zum Einsatz, das Backend basiert auf Node.js mit Nest.js. Entwicklung, Test und Produktivbetrieb laufen getrennt in einer 3-Systeme-Landschaft, die wir auf der Cloud-Infrastruktur von Hetzner für Früchte Kölbl betreiben und pflegen.
